Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier sammeln wir Antworten auf die häufigsten Kundenanfragen rund um Kundenportal, Abrechnung, Domains, shared / Managed mailcow, Migrationen, Vertrag und Support.

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Kundenportal & Abrechnung

Allgemein

Wo kann ich mich im Kundenportal anmelden?

Du meldest dich im Servercow-Kundenportal unter cp.servercow.de/account/login mit deinen Servercow-Zugangsdaten an.

Wurde ein Account mit dir geteilt, kannst du nach dem Login direkt im Portal zwischen den verfügbaren Konten wechseln.

Ich habe mein Passwort vergessen

Nutze auf der Login-Seite des Kundenportals die Funktion „Passwort zurücksetzen".

Bitte beachte:

• Verwende die E-Mail-Adresse, mit der dein Konto registriert ist.
• Prüfe auch den Spam-/Junk-Ordner, falls die Mail nicht ankommt.
• Kommt weiterhin keine Mail an, wende dich an den Support – am besten mit deiner Kundennummer oder der betroffenen Domain.

Ich kann mich nicht mehr im Kundenportal anmelden

Wir sind Anfang Februar 2026 auf ein neues Kundenportal migriert. Seitdem wird als Benutzername ausschließlich die hinterlegte E-Mail-Adresse genutzt.

Handelte es sich bei deinem Account um einen geteilten Account, funktioniert dieser seit der Migration nicht mehr. Der Hauptkontoinhaber muss den Account dann erneut mit dir teilen, da diese Funktion im neuen Kundenportal etwas anders funktioniert (siehe Abschnitt Wie kann ich einen Account teilen?).

Mehr dazu: Benutzerverwaltung.

Wie kann ich einen Account teilen?

Über die Benutzerverwaltung im Kundenportal kannst du den Zugriff auf dein Kundenkonto steuern: Weitere Servercow-Kunden hinzufügen, die ebenfalls auf dein Konto zugreifen dürfen, und ihre Berechtigungen festlegen. Eingeladene Kunden können nach dem Login direkt zwischen den verfügbaren Konten wechseln.

Mehr dazu: Benutzerverwaltung.

Welche Zahlungsarten unterstützt Servercow?

Aktuell unterstützen wir:

• PayPal (Einzelzahlungen oder Abonnement-Mandate)
• SEPA-Lastschrift (Mandate)
• Direktüberweisung
• Kreditkarte (Visa, MasterCard, American Express – via Stripe)

Wiederkehrende Zahlungen über Mandate verwaltest du selbst im Kundenportal – siehe Abschnitt Zahlungsart oder Mandat ändern.

Wo finde ich meine Rechnungen oder eine Rechnungskopie?

Deine Rechnungen findest du im Kundenportal unter cp.servercow.de im Bereich Abrechnung / Rechnungen. Dort kannst du offene und vergangene Rechnungen einsehen und als PDF herunterladen.

Findest du eine bestimmte Rechnung dort nicht oder hast keinen Zugriff, eröffne ein Ticket mit:

• Kundennummer
• Rechnungsnummer oder Zeitraum der gesuchten Rechnung

Zahlungserinnerung erhalten, aber bereits bezahlt

Prüfe zunächst, ob die Zahlung dem richtigen Verwendungszweck bzw. der richtigen Rechnungsnummer zugeordnet wurde – das ist die häufigste Ursache. Auch wenn mehrere Rechnungen offen sind, kann es zu Verzögerungen bei der Zuordnung kommen.

Hast du bereits bezahlt, sende dem Support bitte folgende Angaben, damit die Zahlung schnell zugeordnet werden kann:

• Rechnungsnummer
• Zahlungsdatum
• überwiesener Betrag
• verwendeter Verwendungszweck
• Zahlungsart
• bei PayPal: Transaktionsnummer
• falls vorhanden: Zahlungsbeleg

Zahlungsart oder Mandat ändern

Zahlungsmandate verwaltest du selbst im Kundenportal:

1. Im Kundenportal anmelden: cp.servercow.de
2. Über das Dropdown-Menü zu den Mandaten wechseln
3. Bestehendes Mandat prüfen oder ein neues Mandat anlegen – wahlweise als SEPA-Lastschrift (Kontoinhaber, IBAN, BIC), PayPal-Abozahlung oder Kreditkarte
4. Optional ein Mandat als Standard für neue Rechnungen festlegen
5. Speichern bzw. die Autorisierung beim Zahlungsanbieter abschließen

Detaillierte Anleitung: Mandate verwalten.

Kann ich eine Zahlungsfrist verlängern lassen?

Wenn absehbar ist, dass eine Zahlung verspätet eingeht, melde dich bitte frühzeitig – idealerweise bevor eine automatische Suspendierung oder Löschung greifen kann.

In vielen Fällen können wir den Vorgang prüfen und eine kurze Fristverlängerung hinterlegen. Wir brauchen dafür:

• Kundennummer
• Rechnungsnummer
• voraussichtliches Zahlungsdatum

Anschrift ändern

Sollte sich deine Anschrift ändern, kannst du diese im Kundenportal unter cp.servercow.de selbst anpassen.

Wechsle dazu nach dem Login über das Dropdown-Menü oben rechts zu „Kontoeinstellungen".

Rechnungsadresse oder Rechnungs-E-Mail ändern

Die Rechnungsdaten änderst du im Kundenportal unter den Einstellungen.

Für die Rechnungs-E-Mail gilt:

• Sie wird ausschließlich für Rechnungen verwendet, nicht für sonstige Benachrichtigungen.
• Die Hauptkontaktadresse für technische Kommunikation kann davon abweichend hinterlegt sein.
• Mehrere Buchhaltungsadressen lassen sich getrennt durch Semikolon (;) eintragen.
• Die Änderung gilt nur für zukünftige Rechnungen – bereits ausgestellte Rechnungen werden nicht erneut versendet.
• Nach dem Speichern bitte prüfen, ob die neue Adresse korrekt hinterlegt ist.

Mehr dazu: Eine separate Rechnungsadresse anlegen.

Einen Dienst kündigen oder stornieren

Eine Kündigung erfolgt über das Kundenportal oder über ein Support-Ticket.

Damit die Kündigung eindeutig zugeordnet werden kann, gib bitte immer an:

• Kundennummer
• Dienst oder Domain
• gewünschtes Kündigungsdatum
• ob Daten noch benötigt werden

Fristen und Rückerstattung:

• Es gilt eine Kündigungsfrist von 1 Monat zum Laufzeitende. Wird sie nicht eingehalten, verlängert sich der Dienst automatisch um eine weitere Laufzeit.
• Bei Paketen mit Laufzeit länger als 1 Monat gibt es keine anteilige Erstattung bei vorzeitiger Kündigung – die Kündigung kann aber für das Laufzeitende vorgemerkt werden.

Wichtig

Prüfe bei Domains, Maildiensten und Webhosting vor der Kündigung, ob noch Daten, Postfächer, DNS-Zonen oder Backups benötigt werden – nach der Kündigung sind diese in der Regel nicht mehr abrufbar.

Wann steht mir ein Sonderkündigungsrecht zu?

Ein Sonderkündigungsrecht kann u. a. in diesen Fällen bestehen:

• Plötzliche Preiserhöhung ohne vorherige Inkenntnisnahme
• Technische Probleme oder Störungen, die dein Geschäft beeinträchtigen
• Datenverlust nach Störungen
• Längere Unerreichbarkeit deines Dienstes
• und weitere Einzelfälle

Wenn du meinst, dein Fall qualifiziert sich, sprich uns bitte direkt an. Wir sind stets bemüht, für alle Seiten ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.

PayPal-Mandate

Wie funktionieren PayPal-Mandate?

Wenn du deine Dienste per PayPal-Mandat bezahlst, wird der fällige Betrag automatisch von deinem PayPal-Konto (bzw. dem dort verknüpften Bankkonto) abgebucht, sobald eine Rechnung erstellt wird. Du musst dich um nichts weiter kümmern, solange das Konto ausreichend gedeckt ist.

Hast du keine offene Rechnung, ziehen wir auch nichts ein.

Du kannst Einzelzahlungen ebenfalls per PayPal abwickeln – wähle dazu im Bestellprozess PayPal als Zahlungsart aus.

Kann ich ein PayPal-Mandat wieder kündigen?

Ja, jederzeit. Im Kundenportal zu den Mandaten navigieren, das entsprechende Mandat auswählen und kündigen. Anleitung: Mandate verwalten.

SEPA-Lastschrift

Wie funktionieren SEPA-Lastschrift-Mandate?

Mit einem SEPA-Lastschrift-Mandat wird der Rechnungsbetrag automatisch von deinem Bankkonto abgebucht, sobald eine Rechnung erstellt wird – solange das Konto ausreichend gedeckt ist. Ohne offene Rechnung ziehen wir nichts ein.

Kann ich ein SEPA-Mandat wieder kündigen?

Ja, jederzeit. Anleitung: Mandate verwalten.

Achtung

Bei Kündigung eines SEPA-Lastschrift-Mandats können noch ausstehende Zahlungen eingezogen werden. Stelle sicher, dass keine offenen Rechnungen vorliegen, bevor du das Mandat kündigst.

Kreditkarte

Wie funktioniert die Bezahlung per Kreditkarte?

Die Zahlung per Kreditkarte (Visa, MasterCard, American Express) wird über unseren Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Du kannst diese Zahlungsart entweder einmalig im Bestellprozess wählen oder als Kreditkarten-Mandat hinterlegen, damit offene Rechnungen automatisch belastet werden.

Anleitung: Mandate verwalten.

Kann ich ein Kreditkarten-Mandat wieder kündigen?

Ja, jederzeit über die Mandate-Verwaltung im Kundenportal.

Suspendierung, Stornierung & Zugang

Mein Dienst wurde suspendiert. Was kann ich tun?

Eine Suspendierung erfolgt meist wegen offener Zahlungen oder eines anderen Problems mit dem Vertrag.

Vorgehen:

1. Im Kundenportal anmelden und offene Rechnungen prüfen.
2. Offene Rechnungen begleichen – die Aktivierung erfolgt in der Regel nach Zahlungseingang.
3. Hast du bereits bezahlt, sende uns Zahlungsnachweis, Datum und Betrag der Zahlung (siehe Abschnitt Zahlungserinnerung erhalten, aber bereits bezahlt).
4. Erscheint die Suspendierung unberechtigt, eröffne ein Support-Ticket.

Sofern der Dienst noch nicht endgültig gelöscht wurde, kann er nach Klärung in der Regel wieder aktiviert werden.

Mein Dienst wurde storniert oder gelöscht – kann er wiederhergestellt werden?

Eine Wiederherstellung ist nicht garantiert und muss im Einzelfall geprüft werden. Sie hängt davon ab, warum und wann der Dienst storniert oder gelöscht wurde und ob noch Backups oder Exporte vorhanden sind.

Bitte teile uns mit:

• Kundennummer oder Vertragsnummer
• betroffene Domain bzw. Hostname
• welcher Dienst betroffen ist
• wann die Stornierung/Löschung aufgefallen ist
• ob offene Rechnungen bereits beglichen wurden

Sind noch Backups vorhanden, prüfen wir, ob eine Wiederherstellung oder zumindest ein Datenexport möglich ist.

Ich habe keinen Zugriff mehr / mein Dienst ist im Kundenportal nicht sichtbar

Prüfe zuerst, ob du im richtigen Kundenkonto angemeldet bist. Bei mehreren Firmen, Admin-Wechseln oder eingeladenen Benutzern landet man schnell in einem leeren oder falschen Account.

Für die Prüfung durch den Support sind hilfreich:

• Kundennummer
• Login-E-Mail-Adresse
• betroffener Dienst oder Hostname
• Screenshot oder genaue Beschreibung dessen, was du im Kundenportal siehst
• falls vorhanden: frühere Rechnungs- oder Vertragsnummer

So können wir prüfen, ob der Dienst einem anderen Kundenkonto zugeordnet ist oder ob ein Berechtigungsproblem vorliegt.

Mehr dazu: Benutzerverwaltung.

Domains

Auth-Code / EPP-Code für eine Domain erhalten

Den Auth-Code (EPP-Code) erzeugst du selbst im Kundenportal:

1. Im Kundenportal anmelden: cp.servercow.de
2. Oben rechts auf den Kundennamen klicken und „Meine Domains" auswählen
3. Die gewünschte Domain mit „Ansehen" öffnen
4. Im Bereich Transfer-Sperre auf „Transfer-Sperre deaktivieren" klicken
5. Im Bereich Authcode auf „Authcode generieren" klicken

Der Auth-Code wird für den Transfer der Domain zu einem anderen Anbieter benötigt. Die Domain muss vor der Generierung entsperrt sein.

Vor dem Transfer

• Offene Rechnungen zur Domain sollten bezahlt sein.
• Starte den Transfer rechtzeitig vor Ablauf der Domain, damit es nicht zu unnötigen Unterbrechungen kommt.
• Ein erfolgreicher Transfer zu einem anderen Registrar beendet automatisch den Vertrag mit Servercow.

Mehr dazu: Authcode / EPP-Code.

Shared mailcow

Welche DNS-Einträge brauche ich?

Für den E-Mail-Empfang ist mindestens der MX-Record erforderlich:

Typ	Ziel	Priorität
MX	hosted.mailcow.de	beliebig (z. B. 10)

Für eine gute Zustellbarkeit werden zusätzlich SPF und DKIM empfohlen.

Empfohlener SPF-Record:

v=spf1 include:spf.mailcow.de ~all

Wichtig zu SPF

• Pro Domain darf es nur einen einzigen SPF-Record geben. Existiert bereits einer, muss der bestehende erweitert werden (kein zweiter Record!).
• Versendest du legitime Mails auch über andere Server (z. B. einen Webserver), ergänze deren IP, z. B.: v=spf1 ip4:1.2.3.4 include:spf.mailcow.de ~all

DKIM wird je Domain separat eingerichtet bzw. bereitgestellt. DMARC ist sinnvoll, sollte aber erst gesetzt werden, wenn SPF und DKIM nachweislich korrekt funktionieren.

Mehr dazu: MX-Record · SPF-Record · DKIM + ARC · Autoconfig / Autodiscover.

IMAP-/SMTP-Daten fürs Mailprogramm

Empfohlene Einstellungen für die shared / hosted mailcow:

Dienst	Server	Port	Verschlüsselung
IMAP	hosted.mailcow.de	993	SSL/TLS (empfohlen)
SMTP	hosted.mailcow.de	465	SSL/TLS (empfohlen)
IMAP	hosted.mailcow.de	143	STARTTLS (Alternative)
SMTP	hosted.mailcow.de	587	STARTTLS (Alternative)

• Benutzername: immer die vollständige E-Mail-Adresse
• Passwort: das Passwort des Postfachs
• Authentifizierung: Passwort (PLAIN) – die Übertragung ist durch die obligatorische Verschlüsselung geschützt

Mehr dazu: Konfigurationsdaten Mailserver · Apple Mail · Thunderbird · Outlook · eM Client.

Apple Mail / iPhone empfängt oder sendet nicht mehr

Bei Apple-Geräten kommt es vor, dass die Mail-App Verbindungseinstellungen eigenmächtig ändert – typischerweise wird der SMTP-Port von 587 auf 25 umgestellt und die Passwort-Authentifizierung deaktiviert. Dadurch schlägt der Versand fehl.

Bitte prüfe in den Konteneinstellungen:

• SMTP-Port: 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL/TLS
• Authentifizierung: auf „Passwort" gestellt
• Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse
• Server: hosted.mailcow.de
• Option „Verbindungseinstellungen automatisch verwalten" ggf. deaktivieren und die Werte manuell korrigieren

Mehr dazu: Apple Mail einrichten.

E-Mail kommt nicht an oder wird abgewiesen

Sende dem Support möglichst die vollständige Fehlermeldung / Bounce-Mail. Besonders hilfreich sind:

• Absenderadresse
• Empfängeradresse
• Zeitpunkt des Versands
• komplette Bounce-Meldung mit SMTP-Fehlercode
• falls vorhanden: Mail-Header / Authentication-Results

Ohne Bounce oder Header lässt sich oft nicht sicher feststellen, ob die Ursache bei SPF, DKIM, DMARC, Blacklisting, Greylisting, Quota oder einer Empfängerregel liegt.

Tipp

SMTP-Codes mit 4xx sind temporär (z. B. Greylisting – ein erneuter Versuch hilft oft), 5xx sind dauerhafte Ablehnungen.

Mein Postfach ist voll – und die Belegung sinkt nicht nach dem Löschen

Gelöschte Mails landen oft zunächst im Papierkorb und belegen dort weiterhin Speicher. Erst nach dem Leeren bzw. dem Synchronisieren des Clients sinkt die Belegung.

Vorgehen:

1. Große Anhänge löschen oder lokal archivieren
2. Papierkorb und Spam-/Junk-Ordner leeren
3. Alte Mails archivieren oder löschen
4. Im Mailclient ggf. „Ordner komprimieren" bzw. eine vollständige Synchronisation auslösen
5. Danach die Quota erneut prüfen
6. Falls die Anzeige unplausibel bleibt: Support mit Mailbox-Adresse und Screenshot der Quota-Anzeige kontaktieren
7. Reicht der Speicher dauerhaft nicht, beim Support eine Quota-Erhöhung bzw. Tarifprüfung anfragen

Kann ich gelöschte E-Mails aus einem Backup wiederherstellen?

Prüfe zuerst Papierkorb, Archiv und alle Ordner im Webmail bzw. Mailclient – häufig wurden Mails nur verschoben.

Sind die Mails tatsächlich gelöscht, benötigen wir möglichst genaue Angaben, um eine Wiederherstellung zu prüfen:

• betroffene Mailbox
• Absender oder Betreff der fehlenden Mail
• ungefährer Empfangszeitraum
• wann die Löschung bemerkt wurde
• ob die Mail über Webmail oder über einen Mailclient gelöscht wurde

Ob eine Wiederherstellung möglich ist, hängt vom Produkt, vom Backup-Stand und vom Zeitpunkt der Löschung ab – eine Garantie können wir vorab nicht geben.

Weiterleitungen, Aliase oder Gruppenpostfächer einrichten

In der shared mailcow kannst du als Domain-Admin unbegrenzt viele Aliase selbst anlegen. Was darüber hinaus möglich ist, hängt vom gebuchten Produkt und den vorhandenen Berechtigungen ab.

Mehr dazu: Aliase verwalten · Domain-Aliase.

Wie verwalte ich als Domain-Admin meine Mailboxen selbst?

Als Domain-Administrator meldest du dich direkt unter hosted.mailcow.de im Reiter „Domain-Administrator" an. Als Zugangsdaten verwendest du dieselben Zugangsdaten wie für dein Servercow-Kundenkonto.

Wichtig

Dein Kundenkonto muss Inhaber der Shared mailcow sein. Andere Servercow-Kunden, mit denen du dein Konto geteilt hast, können sich hier nicht einloggen.

Dort kannst du u. a.:

• Mailboxen anlegen, bearbeiten (Name, Quota in MB, Passwort, Status) und löschen
• Aliase und Domain-Aliase verwalten
• Ressourcen verwalten
• Spamfilter anpassen

Standard-Kontingente in der shared mailcow sind 20 Mailboxen und 20 GB Speicher (kann je nach Tarif abweichen – im Zweifel im Kundenportal prüfen).

Mehr dazu: Login Domain-Admin · Mailbox-Aktionen · Spamfilter-Aktionen.

Darf ich Newsletter oder Massenmails verschicken?

Der Versand ist standardmäßig auf maximal 25 externe Empfänger pro E-Mail begrenzt. Diese Grenze schützt die Server-Infrastruktur und die Reputation der gemeinsamen Mailserver gegenüber Diensten wie Gmail, Outlook.com & Co.

Versand über diese Grenze hinaus stellt einen Massenversand dar und ist ohne vorherige Freischaltung nicht gestattet.

Rechtlich gelten für Marketing-Mails / Newsletter strenge Vorgaben (DSGVO-Einwilligung, Dokumentation, Impressum, Abmelde-Link). Eine gute Übersicht: Rechtssicheres E-Mail-Marketing – e-recht24.de.

Wenn deine Inhalte rechtssicher sind, können wir auf Anfrage einen oder mehrere Zugänge für den Massenversand freischalten. Eröffne dazu ein Support-Ticket mit Beschreibung der geplanten Aussendungen.

Achtung

Unangekündigter oder nicht genehmigter Massenversand kann zur sofortigen Sperrung deines E-Mail-Zugangs führen – zum Schutz aller Kunden auf der Plattform.

Wie lernt der Spamfilter (Spam/Ham)?

mailcow nutzt drei Verfahren, um Spam (unerwünscht) und Ham (erwünscht) zuverlässig zu unterscheiden:

Globaler bayesscher Filter — bewertet eingehende E-Mails anhand statistischer Wahrscheinlichkeiten. Er lernt automatisch aus Nachrichten, deren Score klar über- oder unterhalb eines Grenzwerts liegt, und analysiert zusätzlich ältere, bereits gelesene Mails.

Benutzerdefinierter bayesscher Filter — reagiert direkt darauf, wenn du eine Mail in den Junk-Ordner verschiebst oder herausholst. Er braucht keine statistische Häufung und beginnt schon nach wenigen Interaktionen zu lernen. Wichtig: Dieser Filter hat höhere Priorität als der globale – bei abweichender Einschätzung gewinnt der benutzerdefinierte.

Fuzzy-Hashing — „unscharfe Prüfsummen", die ähnliche Mails erkennen, selbst wenn Teile (z. B. Namen) variieren. Ein Hash entsteht nur, wenn eine Mail mit hoher Wahrscheinlichkeit als Spam eingestuft und ähnlich mehrfach empfangen wurde – das bloße Verschieben einer Mail reicht nicht.

Mehr dazu: Spamfilter-Aktionen.

Welche Zeichen sind in Mailbox-Adressen erlaubt?

Im lokalen Teil der E-Mail-Adresse (vor dem @) sind aktuell folgende Zeichen zugelassen:

abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ0123456789.-_

Empfehlung

Verwende möglichst einfache, kompatible Kombinationen, damit die Adresse in allen Mailclients und mit allen Empfängern problemlos funktioniert.

Wenn du ein weiteres Zeichen benötigst, das nicht in der Liste steht, eröffne ein Ticket. Wir prüfen, ob es aufgenommen werden kann – Änderungen erfolgen aber bewusst vorsichtig, da die Mailserver-Umgebung geteilt ist und Stabilität/Sicherheit Vorrang haben.

mailcow-Produkte: Hosted/shared vs. Managed

Was ist der Unterschied zwischen Hosted/shared und Managed mailcow?

Beide Varianten basieren auf Postfix und Dovecot, unterscheiden sich aber grundlegend in Plattform, Ressourcen, Support und Administrationstiefe:

• Hosted/shared mailcow – du teilst dir die Plattform mit anderen Kunden. Administration auf Domain-Admin-Ebene (Mailboxen, Aliase, Spamfilter), keine eigene Instanz.
• Managed mailcow – eine von uns betriebene eigene mailcow-Instanz auf Basis von mailcow-dockerized mit dedizierter IP, eigenen Ressourcen und vollem Funktionsumfang einer mailcow. Software-Updates, Monitoring und Betrieb übernehmen wir.

Wenn du eigene administrative Kontrolle, mehr Flexibilität, dedizierte Ressourcen oder spezielle Einstellungen brauchst, ist eine Managed mailcow (oder eine selbst betriebene mailcow) in der Regel passender.

Mehr dazu: Managed mailcow · shared mailcow.

Kann ich zusätzlichen Speicher für meine Managed mailcow buchen?

Ja. Das Standardpaket umfasst 100 GB NVMe-Ceph-Storage und ist bei Bedarf bis 600 GB erweiterbar. Größere Ausbauten erfordern eine kurze Rücksprache mit unseren Technikern.

Für eine Einschätzung nennst du uns per Ticket:

• Hostname der Managed mailcow
• aktuelle bzw. gewünschte Speichermenge

Mehr dazu: Managed mailcow – Einleitung.

Kann ich viele Postfächer automatisiert anlegen?

Bei der Managed mailcow lässt sich die Verwaltung über die mailcow-Oberfläche und die mailcow-API abbilden. Für größere Nutzermengen ist eine Anlage per API auf Basis einer CSV-Datei und einem Skript in der Regel der schnellste Weg.

Bei der shared mailcow ist die Standardadministration manuell über die Domain-Admin-Oberfläche vorgesehen.

Gibt es eine garantierte Zustellbarkeit zu Microsoft 365, Gmail, Yahoo?

Eine pauschale Zustellgarantie kann kein seriöser Anbieter geben – Empfängersysteme, Reputation des Absenders, Mail-Inhalt, DNS-Konfiguration und Spamfilter der Empfänger spielen alle mit hinein.

Wir achten auf eine saubere Mailserver-Konfiguration und korrekte DNS-Einträge (SPF, DKIM, DMARC). Bei Zustellproblemen brauchen wir die konkrete Fehlermeldung bzw. den Bounce, damit wir den Einzelfall prüfen können (siehe Abschnitt E-Mail kommt nicht an oder wird abgewiesen).

Mehr dazu: SPF-Record · DKIM + ARC.

Migration zu Servercow / Managed mailcow

Unterstützt ihr eine Migration zu einer Managed mailcow?

Ja, grundsätzlich unterstützen wir den Wechsel zu einer Managed mailcow.

Solltest du von einer selbst gehosteten mailcow zu einer Managed mailcow bei uns wechseln wollen, ist die Migration kostenlos.

Nutzt du dagegen ein anderes E-Mail-System, ist eine Migration nicht pauschal im Produkt enthalten – Umfang und Aufwand hängen vom Quellsystem, der Datenmenge und den gewünschten Zusatzleistungen ab. Hierfür erstellen wir ein individuelles Angebot.

Für eine erste Einschätzung brauchen wir:

• aktueller Anbieter bzw. Quellsystem (z. B. Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, IMAP-Server, bestehende mailcow)
• Anzahl der Domains
• Anzahl der Postfächer
• ungefähre Gesamtdatenmenge in GB
• ob nur E-Mails oder zusätzlich Kalender, Kontakte und Verteilerlisten migriert werden sollen
• gewünschter Zeitraum für die Umstellung

Danach können wir den Aufwand einschätzen.

Wie läuft ein Umzug zu einer Managed mailcow grob ab?

Typischer Ablauf:

1. Bestellung / Beauftragung der gewünschten Managed mailcow.
2. Einrichtung der Instanz und Bereitstellung der Zugänge durch uns.
3. Anlage von Domains, Postfächern, Aliasen und Verteilerlisten in der mailcow.
4. Datenübernahme der bestehenden E-Mails per IMAP-Sync (oder anderem Migrationsweg, je nach Quellsystem).
5. TTL des aktuellen MX-Records reduzieren, damit die spätere Umstellung schnell greift.
6. Terminfindung für die finale Umstellung.
7. Finale Umstellung der DNS-Einträge (MX, SPF, DKIM, DMARC) auf die neue Umgebung.
8. Clients prüfen / neu verbinden (Outlook, Thunderbird, Smartphones, …).
9. IMAP-Syncs deaktivieren – Umzug abgeschlossen.

IMAP-Zugriff benötigt

Für den Datenabgleich brauchen wir IMAP-Zugriff auf alle Konten. Üblich sind zwei Wege:

• ein IMAP-Master-User auf dem Quellsystem, oder
• am Tag der Umstellung wird das Passwort aller Konten einheitlich gesetzt und der IMAP-Sync läuft über Nacht.

Was wir vorab von dir brauchen

• Einen CSV-Export mit Domains, Postfächern, Aliasen und Verteilerlisten – damit wir alles automatisiert anlegen können.
• Kalender im .ics-Format, idealerweise in einer Ordnerstruktur, aus der eindeutig hervorgeht, welchem Benutzer welcher Kalender gehört.

Direkt nach der Umstellung

In den ersten Tagen kann es vereinzelt zu Zustellproblemen kommen, weil die IP-Reputation der neuen Umgebung für deine Domain erst aufgebaut werden muss. Das legt sich in der Regel innerhalb weniger Tage – kritisch ist es normalerweise nicht.

Ist die Migration im Managed-mailcow-Preis enthalten?

Nein. Die Managed mailcow ist primär der von uns betriebene und betreute Mailserver. Eine Datenmigration aus einem bestehenden System ist nicht automatisch inklusive.

Je nach Umfang gibt es drei Optionen:

• du migrierst die Postfächer selbst, z. B. per IMAP-Sync
• dein IT-Dienstleister übernimmt die Migration
• wir prüfen, ob wir die Migration als separate Dienstleistung nach Aufwand anbieten können

Für die Einschätzung benötigen wir Anzahl der Postfächer, Datenmenge und Informationen zum Quellsystem (siehe Abschnitt Unterstützt ihr eine Migration zu einer Managed mailcow?).

Kann ich vor dem produktiven Umzug testen?

Ja, ein Test ist in der Regel sinnvoll und kann mit unserem Support abgesprochen werden. Die Testumgebung wird mit einer temporären Domain und einem temporären Hostnamen vorbereitet. So lassen sich Webmail, Postfächer, Kalender, Kontakte und Clients prüfen, bevor die produktive Domain per DNS umgestellt wird.

Müssen Outlook, Thunderbird oder Smartphones nach dem Umzug neu eingerichtet werden?

Das hängt davon ab, ob Servername, Ports, Verschlüsselung und Login-Daten gleich bleiben können.

Auch wenn ein bestehender Mailserver-Hostname übernommen wird, können Anpassungen an Clients nötig sein, z. B. bei:

• IMAP-/SMTP-Servernamen
• Ports und Verschlüsselung
• Passwörtern
• Autodiscover- / Autoconfig-Einstellungen
• Zertifikaten

Plane die Client-Umstellung daher fest in deinen Migrationsplan ein.

Mehr dazu: Konfigurationsdaten Mailserver · Autoconfig / Autodiscover.

Können Kalender, Kontakte oder PST-Dateien migriert werden?

E-Mails lassen sich häufig per IMAP sauber migrieren. Kalender, Kontakte und PST-Dateien müssen separat betrachtet werden:

• Kalender / Kontakte per Export und Import, sofern das Quellsystem das sauber unterstützt
• PST-Dateien über Outlook in ein IMAP-Postfach kopieren
• spezielle Migrationstools, wenn viele PST-Dateien oder komplexe Datenstrukturen vorhanden sind

Ob und wie das im Einzelfall sinnvoll möglich ist, hängt stark vom Quellsystem ab. Für eine Einschätzung brauchen wir Details zur Datenquelle und zur Datenmenge.

Wechsel von Hosted/shared mailcow zu Managed mailcow möglich?

Grundsätzlich möglich, muss aber als Migration geplant werden – beide Varianten sind unterschiedliche Produktarten (siehe Abschnitt Was ist der Unterschied zwischen Hosted/shared und Managed mailcow?).

Für den Wechsel betrachten wir Postfächer, Domains, DNS-Einträge und vorhandene Daten. Wenn du absehbar wachsen möchtest, empfehlen wir, frühzeitig zu prüfen, ob direkt eine Managed mailcow sinnvoller ist – das spart später eine zusätzliche Migration.

Sicherheit & Technisches

Wie schützt Servercow vor DDoS-Angriffen?

Leider kann es passieren, dass ein Host das Ziel eines (D)DoS-Angriffs wird.

Servercow verwendet zur Filterung des Netzwerks einen 500 Gbit/s DDoS-Schutz via Voxility. Kommt es zu einem Angriff auf einen Host, werden die Pakete umgehend und live gefiltert – die Bandbreite der Server verschlechtert sich in dieser Zeit nicht.

Webdienste werden zusätzlich durch eine zweistufige Web Application Firewall (WAF) geschützt, die gezielte Angriffe auf Anwendungsebene eliminiert.

Wenn du dir unsicher bist oder weitere Fragen zu diesem Thema hast, eröffne bitte ein Ticket – wir antworten so schnell wie möglich.

Wie werden Zahlungsdaten bei Servercow gespeichert?

Eine Speicherung der bei der Bezahlung verwendeten Daten findet seitens Servercow nicht statt. Die Abwicklung läuft über externe Zahlungsdienstleister (PayPal, Stripe, SEPA-Mandate-Provider).

Kreditkarten- und Lastschriftzahlungen können bei Servercow auch ohne PayPal-Konto via PayPal abgewickelt werden.

Wie übermittle ich Passwörter sicher an den Support?

Bitte sende niemals Passwörter oder andere sensible Daten unverschlüsselt per E-Mail oder Ticket an uns.

Auch wenn wir umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen einsetzen, sind E-Mails und Support-Tickets für sehr vertrauliche Informationen nicht optimal, da sie auf dem Übertragungsweg oder in Gesprächsprotokollen zugänglich bleiben können.

Nutze stattdessen unseren kostenfreien Secrets-Dienst: https://secrets.servercow.de/.

So funktioniert es:

1. Öffne https://secrets.servercow.de/ im Browser.
2. Gib das Passwort oder die vertrauliche Information in das Textfeld ein.
3. Wähle eine Ablaufzeit (z. B. 1 Stunde, 1 Tag oder 1 Woche – empfohlen). Danach wird der Eintrag automatisch gelöscht.
4. Lege fest, ob der Inhalt nach dem ersten Abruf gelöscht werden soll (standardmäßig aktiviert) oder ob du einen eigenen Entschlüsselungs­schlüssel verwenden möchtest (standardmäßig wird einer generiert).
5. Klicke auf Nachricht verschlüsseln.
6. Du erhältst einen einmaligen Link, den du uns sicher im Support-Ticket mitteilen kannst.

Hinweis

Kopiere immer den „Einfachen Link mit Schlüssel" (erster Link), da der Entschlüsselungs­schlüssel bereits in der URL enthalten ist und nicht zusätzlich übermittelt werden muss.

Vorteile:

• Der Link kann (standardmäßig) nur einmal geöffnet werden.
• Nach Ablauf der eingestellten Zeit wird der Inhalt gelöscht.
• Die Daten werden nicht dauerhaft gespeichert; sie existieren nur bis zum Ablauf der Zeit oder bis zum nächsten Neustart des Dienstes.

Vertrag & Support

Gibt es einen AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)?

Ja. Ein entsprechender Vertrag kann über das Kundenportal heruntergeladen werden.

Navigiere dazu nach dem Login über das Dropdown-Menü oben rechts zu „Kontoeinstellungen" und scrolle runter zum Bereich DSGVO.

Wo eröffne ich ein Support-Ticket?

Ein neues Ticket eröffnest du im Kundenportal unter cp.servercow.de → „Deine Supportanfragen" → Kategorie wählen → Formular ausfüllen.

Gib bei technischen Problemen möglichst direkt an:

• Kundennummer
• betroffene Domain oder E-Mail-Adresse
• genaue Fehlermeldung
• Zeitpunkt des Problems
• verwendeter Client oder Dienst

So kann der Support schneller und gezielter helfen.

Mehr dazu: Ein neues Ticket eröffnen.

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Weitere Anleitungen und Themen findest du im Servercow-Wiki.